由於新冠肺炎的大流行，所有非牟利組織都面臨著提高工作效率，增加創新和尋找新工作方式的壓力。 機器人流程自動化（RPA）可以幫助組織實現這一目標，正幫助非牟利組織事半功倍。

機器人流程自動化（RPA）正在改變不同行業的組織開展業務的方式。它允許組織自動化某些類型的工作流程，以減少花費在昂貴的手動任務上的時間，並增加交付關鍵任務工作的努力。RPA 正在幫助組織事半功倍，包括自動處理和存儲數據而無需執行手動數據輸入、生成財務報告而無需花費大量時間在 Excel 中以及執行外展活動而無需花費數小時進行受助者關係管理（CRM） 程序。這些類型的優化已通過 RPA 成為現實了。

RPA定義

RPA 是使用自動化手動任務的軟件。它通過集成執行員工／義工執行的相同步驟的軟件，消除了員工／義工執行重複性任務的需要。該系統目的在幫助處理現有工作流程中跨多個應用程序和系統去執行日常任務。它執行特定任務以自動傳輸、編輯、報告或保存數據。

員工／義工至少有一部分時間花在重複性的計算機任務上。重複性工作通常涉及從一個或多個來源收集數據、執行數據操作（例如在 Excel 中應用數據公式），然後將信息導出或保存到隨時可用的位置。這些只是 RPA 自動化工作的幾個示例。

RPA 與其他解決方案的主要區別之一是它執行不需要深度認知能力的任務。RPA 是流程的自動化，但軟件不會根據輸入或其結果進行改進或更改。這與機器學習或人工智能 (AI) 軟件不同，後者可以基於對其輸入和結果的持續評估來學習和改進。相反，RPA 軟件只是根據業務需求重複執行相同的任務。

RPA 提供了幾個主要好處。最直接的影響是例行任務以無錯誤、一致的方式執行。RPA 還提供已執行工作的審計跟踪，這在受監管的行業或流程輸出產生意外結果時可能很有價值。此外，RPA 解決方案可以配置為識別員工／義工可能無法識別的異常或危險信號。

長期利益也很有價值。也許最重要的好處是提高工作滿意度。提高工作滿意度會帶來更好的工作環境和更高效的員工／義工。而以前手動流程的結果會變得更好，並且可以節省成本。

RPA的好處

• 低風險、少差錯、一致的結果
• 員工／義工可以集中於更高價值的工作，保留員工／義工
• 提高生產力和工作滿意度（不花時間做重複的、低價值的工作）
• 更快、更可靠、更可預測的提供服務時間
• 跟踪已完成工作的記錄，無區域限制，易於審查
• 識別異常或其他危險信號     
• 保密度高，擴展性快，節省潛力

RPA的應用

RPA 的潛在用途清單很強大。大多數由員工／義工執行的基於計算機的手動任務都可以通過 RPA 實現自動化。RPA 通常用於後台功能，但可以擴展到受助者關係管理、數據分析和其他涉及手動工作的關鍵領域。 

了解 RPA 的最佳方式是了解 RPA 可以解決的問題類型。例如，RPA 程序可用於管理受助者電子郵件查詢。機器人監控受助者查詢電子郵件帳戶，並自動將信息導入 CRM，向義工團隊發送警報，向受助者發送自動消息，並將信息導入用於跟踪員工／義工可用性和推廣活動成功的其他系統。當需要及時響應受助者時，這很有效。

RPA 解決方案在非牟利組織中的特定用途的一個例子是籌款活動的管理。在許多組織中，此過程涉及提取過去的捐助者信息、生成市場推廣材料、聯繫過去和新的捐助者、收集捐助者付款信息並將其輸入會計軟件、更新財務信息和更新捐助者數據庫。這些步驟中的大多數都是手動執行的，這會減慢流程並帶來出錯的風險。借助 RPA 解決方案，這些流程中的大部分都可以實現自動化，從而使組織能夠花更多時間與捐助者交流並處理其他關鍵任務任務。

下表列出了大多數非牟利組織中可以按部門自動化的幾種類型的任務：

雖然上面的列表似乎僅限於單部門任務，但其中許多本質上是跨部門任務。考慮一個財務部門需要與資訊科技部門和市場推廣部門合作以需求多種數據、獲取輸入並共享結果的流程。RPA 解決方案不是每季度通過電子郵件向這些部門發送相同的數據以開發基於 Excel 的報告，而是自動執行數據提取並生成整個 Excel 報告。這不僅節省了各個部門的時間和精力，還使財務部門能夠花更多時間對報告進行有意義的分析，並製定預測和更深入的見解。

RPA的財務應用

數字化的財務，不只是財務機器人，而是結合各種數字化的信息技術產品，對財務信息的輸入、處理、輸出、分析、決策的一整套解決方案。

RPA 是一種軟件解決方案，可以模仿各種基於規則而不需要實時創意或判斷的重複流程。RPA可以在電腦上不間斷地執行基於規則的各種工作流程，它不僅比人類更快，還可以減少錯誤和欺詐的機會。換言之，就是“像人類一樣工作”，“把人類進一步從機械勞動中解放出來”，讓人類自由地開展更高價值的工作。而財務機器人則是以機器人流程自動化在財務領域上的應用為主，同時結合了其他所需要的認知技術來替代人進行財務工作的解決方案。

財務領域的RPA，是當前比較成熟的財務數字化應用技術，把財務相關的輸入—處理—決策—輸出的流程進行分析、拆解，再用機器人軟件模擬人的操作，把原本要在各種軟件平台——包括會計軟件、ERP軟件、報表軟件，甚至是CRM軟件和稅務軟件上需要很多人力完成的填寫、報送、執行命令、菜單點擊、輸出報表等動作，交由機器人來完成。

在輸入端，可以結合光學字符識別技術（OCR）、語音識別等認知技術，將外界信息轉化為計算機可以處理的信息再交由機器人進行後續處理流程。比如，OCR 可以把紙質的憑證發票、賬冊、合同的信息掃描到計算機裡，並識別為電子邏輯信息，然後交給機器人去做記賬、報表處理；而語音識別技術可以幫助機器人識別、接收人的語音指令，甚至從人的語音當中識別出數字信息並且進行處理。

財務是一個強規則領域，財務領域內的很多事務流程和報告流程大多是可重複、有規律可循的，因此也最易於實現流程自動化。在財務決策過程中相對標準化、有清晰的規則和可重複的活動，也可以應用機器人流程自動化技術。

非結構化數據處理

在傳統的方式中，財務接觸到最多的是結構化的數據。如以前就有會計電算化使用簡單的關係型數據庫作為財務信息的存儲、查詢和報送工具。財務領域最核心的三張表——資產負債表、現金流量表和利潤表及賬冊，也是結構化數據。

包含數百個機器人的大型組織級 RPA 解決方案可能很昂貴。然而，只有 10 個或更少機器人的較小實施可以相對便宜，且在較短的時間內實施。市場推廣 RPA 解決方案的組織通常擁有一套預先構建的機器人，可以快速定制和實施，而無需開發新的機器人。隨著RPA市場的成熟，成本將繼續下降。

以下是確定 RPA 解決方案是否合適的一些關鍵步驟：

隨著財務管理越來越向前端延伸去支撐業務，財務工作面對的就不僅僅是結構化的財務數據，而可能會面臨很多業務數據，比如受助者信息、組織產業信息等。在大量的業務數據中，相當多的數據可能是非結構化的數據，有些信息甚至可以從社交媒體當中產生，這些信息反映了用戶群的偏好和聚焦程度，並可作為固定資產估值和市場決策依據。那麼對於組織來說，財務工作所需的信息就不是任憑幾張表格就可以囊括的。

比如，利用圖像識別可以從一張照片中獲得數據並分析出拍照的地點、拍照者裝飾和周邊環境，甚至還能分析出關於受助者的更多信息，作為風險合規依據、指引業務推進和決策支持。而自然語義識別技術能夠讓電腦像人一樣去讀懂一些在場合常用的信息，這些信息可能是非結構化的數據，而不是在表格中的明確信息，比如在報表中的一段描述性的文字或在合同中的法律條款。

利用各種識別技術，可以將結構化數據和非結構化數據進行整合轉換，把各種各樣的信息放到計算機體系當中，獲得電子邏輯信息，作為流程處理、決策和輸出的數據基礎。

財務機器人推動財務職能轉換

除了提高工作效率之外，財務機器人還可以把人從簡單重複且大量的工作中解放出來，同時它又可以快速抓取信息，進行整合。而在這個基礎上，輔以後台的決策支持模型，就可以幫助組織快速做出決策，規避風險。從這個意義上來說，財務本身的職能也進行了轉換，財務工作者不再是傳統的記賬員，僅僅負責真實完整地記錄一家組織的經濟業務活動，而是把財務工作轉換為管理的職能。

基於數字化的財務管理職能可以分為三個層面：

第一是看得到，即信息可視化，通過數據分析平台、數據抽取等方式，將信息整合到平台上，或用機器人去抓取數據整理報表，便可通過可視化的數據分析平台，輕鬆地看到整個組織的運營和財務狀況；

第二是看得準，就是基於組織、市場和行業的內外部歷史數據，建立數學模型，對未來一定期間內的組織和市場情況進行預測，能夠往後看，提前部署，防患於未然；

第三是看得清，即將數據分析提煉，進而支持組織決策。

對組織主席來說，如果要引進RPA和AI技術，他們需要用新的思維方式對待數據分析，不能只把數據看作生成靜態報告的工具，而是要利用各種數據及信息技術，實現流程任務自動化、智能化並支持管理決策。通過RPA和AI技術幫助財務部門由傳統的追溯數據分析模式到數據預測模式，並且獲取洞察以指導行動，創造價值。

其他詳情可參閱《財務與會計》2019第16期：財務機器人——RPA的財務應用。

RPA和非牟利組織

RPA 非常適合解決非牟利組織遇到的問題，因為它們經常面對如何減少員工／義工在手動任務上花費的時間。無論工作涉及在會計軟件中手動輸入應收賬款和應付賬款數據、生成合規財務報告還是執行外展活動，員工／義工都將時間花在價值較低的工作上。員工／義工大都會同意他們寧願從事特定任務而不是重複性任務。

RPA 解決方案適用的非牟利組織的日常運作包括：

• 承諾活動
• 經常性捐贈管理
• 線上和線下推廣活動
• 外展活動
• 政府和監管問題跟踪
• 員工／義工管理  

很多軟件開發商最近都推出了專門為非牟利組織設計的商業軟件解決方案，了解非牟利部門的服務提供商能夠實施量身定制的 RPA 解決方案。

實施RPA

RPA 解決方案可以通過多種方式實施。組織最常用的方法是實施個人機器人。這些是自動執行個人任務程序。可以通過桌面或基於網上的應用程序訪問該機器人。第二種方法是實現一個服務器來控制部門內或整個組織內的一組機器人。基於服務器的方法是一種更強大的系統，通常在整個組織中使用大量機器人需要集中管理時使用，而個人機器人方法僅適用於當幾個機器人都被使用的情況。

RPA 解決方案的成本是任何組織共同關心的問題，取決於：

• 複雜性
• 機器人數量
• 制定和實施的時間
• 級別的個人化
• 確定在手動任務上花費最多的時間和精力
• 識別關鍵流程的瓶頸（即專門識別手動任務）
• 實施一項試點計劃，以解決具有即時價值的高價值離散任務

RPA 是組織改善運營和員工／義工工作滿意度的一種令人興奮的方式。RPA 解決方案已成為一種廣泛採用的策略，通過允許員工／義工將時間和精力集中在更高價值和更有意義的工作上來增強組織運營的各個部分。它幫助組織以更少的資源完成更多工作，同時減少錯誤、提高員工／義工工作滿意度並更好地確保按時完成任務。這些好處可以通過相對較少的資本投資和資訊科技資源實現。雖然 RPA 並不適用於所有類型的工作，但它是減少在日常手動任務上花費的時間的好幫手。

一般的RPA應用，主要就是依照事先撰擬好的程式規則，執行例行任務，像是報表製作、資料輸入、判讀檢核與資料蒐集等。 而進一步的技術應用，就是要加入感知人工智能（AI），做到圖片、影片與語音的資訊識別，以及聊天機器人效果，可針對非結構化資料識別與判讀，並與業務流程作業串接應用，或是查詢回覆並處理回應內容：最終則是要能對應自然語言處理，融入機器學習、深度學習、AI等技術，達到自主學習、進階分析與多元的判斷與處理能力。相對地，在AI的領域中，RPA其實也至關重要。AI不只是幫助拓展RPA的應用範疇，RPA也讓AI的應用可以延伸到更多場景之中，這兩種領域的結合，可以為組織創造出更高的價值，成功地發展。

RPA的應用例子：透過電郵定時接收網上信息

UiPath是一家開發RPA平台的軟體公司。其開發的UiPath Studio為針對RPA開發者所設計的平台，可透過內建監管能力建立複雜程序自動化，例如強健除錯工具、應用程式設計介面自動化、自動化桌面或網頁應用程式的精靈、利用自定義編碼、整合機器學習模型至生產工作流程。

例子：如果我們想透過電郵定時接收如疫情消息、衞生署、醫院管理局、社會福利署、稅局等最新信息，可以利用UniPath Studio的RPA功能自訂所需要的流程報表。

視頻大綱如下:

00:10 流程概述

00:28 建立專案，開啟網站

01:17 下載當日疫情資訊圖片

04:56 寄送信件、刪除下載圖片

06:40 執行流程

視頻來源：

擁有者：盟立集團

視頻名稱：盟立Uipath RPA 基礎教學(6)-製作Email報表